医療機関の方向け ｜ YaDoc Quickご利用マニュアル

0. YaDoc Quickでできること

事前にご確認が必要な事項についてまとめています。下記の注意事項を含めご一読いただいたうえで、貴院でのご利用をご検討ください。

ご利用開始までの流れ

ご利用に必要なもの

オンライン診療の実施に必要なものは以下の通りです。患者さん側でご用意が必要な端末などに関しては「動作環境」をご確認ください。

電話でオンライン診察を実施する場合

ビデオ通話でオンライン診察を実施する場合

ご利用料金・アカウント数

YaDoc Quickのご利用プランは「ご利用お申し込み」よりご確認ください。

月額契約よりもお得な年間セットプランもご用意しております。

※ 上記は全て税込の金額です。
※ 月額ご利用プランの場合、お申し込み月の翌々月1日よりサービスご利用料金が発生します。
※ ご解約は月単位で承ります。解約を希望される場合、当月末日までにご連絡ください。

動作環境（推奨）

YaDoc Quickの動作環境については「技術仕様」ページをご確認ください。

注意事項

• YaDoc Quickをご活用いただくにはインターネット環境が必要です。オンプレミスなど、ネットワーク接続のない環境ではご利用いただけません。詳しくは動作環境をご確認ください。
• オンライン診療については、処方できる薬の種類や日数について制限があります。詳細はこちらをご確認ください。
• 初診におけるオンライン診療活用などは、令和2年4月10日厚生労働省発出の「新型コロナウイルス感染症の拡大に際しての電話や情報通信機器を用いた診療等の時限的・特例的な取扱いについて」に基づいています。最新情報・原本は当局の通知を確認ください。また、オンライン診療や診療報酬について、当社独自の「オンライン診療についての措置まとめ（当社見解）」を公開していますので、ぜひご確認ください。
• YaDoc Quickによるオンライン診療でZoomを用いる場合があります。あらかじめ、Zoom社のサービス利用規約についてもご確認をお願いいたします。

1. 事前準備

YaDoc Quickを活用したオンライン診療を実施するためには、YaDoc Quickの設定に加え、以下の手続きが必要になります。 円滑にオンライン診療を開始できるよう、あらかじめご一読ください。

1-1. 動作環境の確認

利用をはじめる前に、お使いのPCでYaDoc Quickを使えるかどうか、確認をお願いいたします。
仕様や動作環境については、お使いになる前にこちらを必ずお読みください。

1-2. システムの用意

YaDoc Quickでは外部サービスとの連携をすることで、診察や決済までをシームレスに操作が可能となります。

1-2-1.Stripeのご用意

クレジットカードでの請求(即時決済)をご利用の場合は、当社指定のクレジット決済代行サービスである「Stripe」をご利用いただくことになります。 Stripeの申し込み・設定方法については本マニュアルの「2-3-2.決済方法の設定」をご確認ください。

※JCB (Discover およびダイナースクラブを含む)をご利用希望の場合は別途審査が必要となります。

1-2-2. Zoomのご用意

Zoomの価格表ページへアクセスし、サイト内の案内に従ってご契約ください。
※プランの指定はありません。
※無料プランでもご利用いただくことができますが、より安全な環境を希望する場合には有料プランにお申し込みください。
※Zoomでオンライン診療を適切にご利用いただくため、当社が推奨する環境設定の手順を公開しています。 詳しくは以下をご覧ください。
※Zoomのタイムゾーン設定は日本時間に設定ください。

1-2-3. Teamsのご用意

YaDoc Quickでご利用の場合、Microsoft 365 Business Basic以上の有料ライセンスが必要となります。
詳細はこちらでご確認ください。

1-2-4. ヤマト連携のご用意

診療後の薬剤配送等で使用される場合は、『ヤマトビジネスメンバーズ』のご登録が必要です。
詳細はこちらでご確認ください。

2. 初期設定

2-1. ログイン

YaDoc Quickへの申込フォームを送信すると、入力したアドレス宛にメールが送られます。

メール本文の「YaDoc Quickにログインする」より、ログインが可能です。
または、こちらよりログインしてください。

※初回パスワードも送付されますので、ログイン後パスワード変更を推奨します。
※ログインIDはメールアドレスとなります。
※ID・パスワードともに、別途お控えください。

2-2. 医療機関情報の確認

ログイン後、左上の医療機関名を押すと、医療機関の基本情報確認画面に遷移します。
申し込み時に入力した情報が正しく反映されていることをご確認ください。

2-2-2.パスワードの変更

医療機関情報の「管理者」セクション下部に「パスワード」の項目があります。「変更」ボタンを押し、任意のパスワードに設定ください。 パスワードは医療機関で保管し、紛失することのないようご留意ください。

2-2-3.医療機関情報に誤りがある場合

医療機関情報に誤りがある場合は、YaDoc Quickサポートセンターまでご連絡ください。 サポートセンターの連絡先については「4-4.お問い合わせ」よりご確認いただけます。

2-2-4.ウェブサイトへの掲載

当社が運営するYaDocウェブサイトにてオンライン診療実施医療機関を検索できるページをご用意しております。

掲載をご希望する場合は、「変更」ボタンより、情報掲載を「希望する」に選択の上、必要事項を入力し送信をしてください。

※ウェブサイトへの反映までに約1週間程度かかります。

2-3. 受付窓口

患者さんへの請求は、あらかじめ用意したクレジットカード・銀行振込などの請求方法を受付科目ごとに適用することができます。 本項では、受付科目に設定するための準備についてご説明します。

「受付窓口」ボタンを押して、次に「一般」が選択されていることを確認ください。

※受付科目の設定については「2-4.予約受付科目の設定」をご覧ください。

2-3-1. 予約フォーム

各項目の詳細説明です。

①URL

患者さんに周知するURLとなります。
※予約をするページのURLです。

② ボタン

予約フォームへのボタンをウェブサイトに設置するためのコードを作成できます。
自院のホームページで、患者さんがクリックできるようにするためのコード設定です。

• ボタン表記、カラー、表示位置を選択しコピーを押すとリンクがコピーされます。
• ホームページ掲載時に、コピーしたコードをご利用ください。

③ ポスター

予約フォームへのQRコード付きのポスターが生成できます。医療機関内に掲示したり、患者さんにお渡しするなどしてご活用ください。

• 「ポスターを印刷」を押すと施設名・用途種別（診察・服薬指導）が表示されますので、該当項目の入力・選択をします。
• 入力、選択項目が確定しましたら、印刷ボタンを押します。

2-3-2. 決済方法の設定

YaDoc Quickを活用した際に、患者さんからの診療費請求手段として、「クレジットカード」「リンク決済」「銀行振込」「代金引換」「次回対面時請求」の5つをご利用いただくことができます。ご利用予定の請求方法について、以下を参照のうえ、あらかじめご準備をお願いします。

（1）クレジットカード

Stripe（即時決済）
クレジットカードの「利用開始」ボタンを押し、必要項目を入力します。Stripeでの登録内容についてはこちらをご確認ください。
※請求にクレジットカードを用いる場合、Stripe社による審査があります。審査通過までは銀行振り込みや対面診察時の回収など、その他の請求方法をご利用ください。
※JCB (Discover およびダイナースクラブを含む)をご利用希望の場合は別途審査が必要となります。

リンク決済
請求フォーム内に請求情報を貼り付けて、送信します。
STORES、SONYペイメント等で作成した請求情報のURL（請求リンク）をYaDoc Quickの請求フォームで送信することができます。
※外部サービスのご利用にあたっては、医療機関様でのご契約が必要です。

（2）銀行振込

銀行振込の「設定」ボタンを押し、必要項目を入力してください。

（3）代金引換

請求フォームで請求金額と明細を送信します。
処方薬などを配送する場合、代金引換をご利用いただくことができます。
※配送登録や配送金額の決定にあたっては、各配送サービスとご契約の上、医療機関様で実施してください。

（4）次回対面時

請求フォームで請求金額と明細を送信します。
次回の対面診察時にまとめて窓口でお支払いいただく場合は、こちらを選択ください。オンライン診察時に特別ご用意いただくものはありません。

2-3-3. 通知アドレスの追加

YaDoc Quickに関連するメールを受け取るメールアドレスを追加することができます。追加ボタンより、受け取り希望のアドレスをご登録ください。

2-3-4. 処方・薬剤の配送設定

処方せんを患者さんへ郵送もしくは直接手渡しをする設定ができます。
下記3項目より選択していただき、設定しましたら保存を押します。

（1）選択項目

• 処方せんを患者へ郵送・直接手渡し（予約時の薬局選択なし）

※『とどくすりサービスを有効』にチェックすると、とどくすりサービスが選択可能となります。

• 処方せんを患者が指定した薬局へ送付（予約時の薬局選択あり）

※『とどくすりサービスを有効』にチェックすると、とどくすりサービスが選択可能となります。

• 自施設から薬剤配送（院内処方・薬局）

※初期値「処方せんを患者へ郵送・直接手渡し（予約時の薬局選択なし）」

（2）門前薬局指定

1.「処方せんを患者が指定した薬局へ送付（予約時の薬局選択あり）」を選択した場合、「門前薬局指定（任意）」と表示されます。
2. 指定する場合、右側の追加を押します。

※下記画像参照

3. 門前薬局が検索できるポップアップが表示され、「薬局名で検索」「自施設から近い順」のどちらかで検索をして、選択します。

4.選択が完了しましたら、追加を押します。

（3）ヤマト配送連携

患者さんが予約時に薬の受け取り方法（配送もしくは院内受け渡し）を選べるようになります。
「自施設から薬剤配送（院内処方・薬局）」を選択した場合、配送連携の項目が表示されます。

ヤマトビジネスメンバーズをご登録いただいている場合

配送連携「ヤマトビジネスメンバーズB2クラウド　APIキー　未設定」の利用開始を押して、APIキーを入力できる画面が表示されたら、すでに発行されているAPIキーを入力し「保存」を押します。

※入力後ヤマトビジネスメンバーズB2クラウドの番号が表示されます。
※接続解除の場合は接続解除を押します。
※詳細はこちらをご覧ください。

2-4. 予約受付科目の設定

YaDoc Quickでは、用途に応じた受付科目を設定することができます。
患者さんにどのような項目を入力してもらいたいか、どの請求方法を適用したいか等、自由に設定いただくことができます。

• 「受付窓口」ボタンを押し、次に受付科目横の「新規作成」を押してください。
• 画面右下にある「編集」を押すことで、各項目が編集できるようになります。
• 画面右下の「保存」ボタンを押すと、編集内容が保存されます。

2-4-1. 受付科目

科目名（必須項目）

科目の題名として、患者さんが予約する際に確認できます。

科目説明文（必須項目）

患者さんが予約フォームを入力する科目の補足文として表記されます。
※改行・URL挿入可

ステータス

公開・非公開と選択が可能
※複数科目作成をして全科目非公開時は、「予約を受け付けておりません」となります。

予約完了メールに記載する連絡事項（任意）

予約完了時に患者さんにお知らせしたい内容を入力します。
※改行・URL挿入可
※予約詳細画面、患者さんの予約完了メール（本文冒頭）に表示されます。

2-4-2. 予約カレンダー

【設定】

予約受付期間
当日から、「１週間から12週間」までからお選びください。

予約受付締切
「開始時刻の直前」「開始時刻の30分前」「開始前日23:59まで」「開始前日11:59まで」からお選びいただくことができます。

【定期予約】

予約受付時間
受付可能時刻の設定をしてください。
曜日や時間枠に、対応可能人数を設定をしてください。
※時間枠は、「30分枠」か「15分枠」をお選びいただけます。

〈時間枠の変更について〉

• 「30分枠」を「15分枠」に変更する場合
  30分枠で設定していた予約可能数は前15分枠に割り当てられます。
  後15分枠は0人となりますので予約可能数を新しく設定してください。
• 「15分枠」を「30分枠」に変更する場合
  前15分枠と後15分枠の予約可能数の合計が、30分枠の予約可能数となります。
• 「15分枠」、「30分枠」の時間枠を交互に繰り返し変更する場合
  上記ルールが交互に適用されます。

【個別予約可能日】

定期予約以外で設定したい日時を設定できます。

【予約不可日】

定期予約を設定後、休診日等予約を受け付けない日を設定する事ができます。

※定期予定、個別予定可能日よりも優先して設定されます。
※日付を過ぎると表示されなくなります。

2-4-3. ヒアリング項目

必須や任意設定した場合は補足文は必須設定となります。

補足文の初期設定では例文（下記参照）が入っているため、設定内容に合う内容を入力してください。

自由記述欄

「必須」・「任意」・「使用しない」から選択。

自由記述欄補足文

例）気になることや伝えたいことがあれば記入してください。
※改行・URL挿入可

画像添付

「必須」・「任意」・「使用しない」から選択。

画像添付補足文

例）共有したい画像があれば添付してください。最大5枚まで添付可能です。

2-4-4. 通話

電話・ビデオ通話よりご利用方法を選択します。

電話
使用しない・使用するを選択してください。
※初期設定時は使用する。

ビデオ通話
ZoomもしくはTeamsを選択してください。

• ビデオ通話は受付科目ごとに１アカウントずつ接続します。
• ビデオ通話にZoomを用いる場合、本設定時にZoomのサインイン情報が必要です。サインイン情報を用意のうえ「通話方法」セクション内の「接続する」ボタンを押し、画面の指示に従ってご登録ください。

2-4-5. 申込者

患者さんに入力していただく項目を選択します。

• 氏名、生年月日、電話・メールアドレス（どちらか）は必須項目となっております。
• その他項目につきましては、「必須・任意・使用しない」にて設定をしてください。

※患者さんがメールアドレス認証での予約の場合はメールアドレスが必須項目となり、電話番号で認証の場合は電話番号が必須項目となります。また、予約詳細画面ではどちらかの表示となります。

2-4-6. 決済

設定したい項目にチェックを入れます。

※クレジットカードを選択の場合は、Stripe決済かリンク決済のどちらかを選択して保存します。
※患者さんが予約する際に、設定された項目の中から支払い方法を選択します。

3. オンライン診療を実施する

予約方法は以下の2つがあります。

• 医療機関側から仮予約を作成する方法
• 患者さんが予約フォームにアクセスをして作成する方法

3-1-1. 仮予約の作成

1.「仮予約」タブを選択し、「仮予約作成」を押します。患者さんに指定する受付科目や必要に応じて日時を指定することもできます。

2. 患者さんの電話番号またはメールアドレスを入力します。
3. 入力が完了したら、右下の「送信」を押します。
※ 電話番号・メールアドレスは、間違いのないように入力をお願いします。

※ 仮予約には有効期限があります。診療日付を指定した場合は診察時間の直前まで、指定しない場合は12週間有効です。詳細な有効期限は仮予約の画面から確認できます。

※日時指定の場合、定期予約とは別枠になります。

※メールアドレスはgmailやiCloud等のフリーメールアドレスのみで、携帯電話会社のキャリアメール（末尾がdocomo.ne.jp、ezweb.ne.jp、softbank.ne.jpなど）はご利用いただく事ができません。

3-1-2. 患者さんによる仮予約の確定

患者さんが届いたSMS・メールアドレスから本人確認をおこなうことで予約が確定します。

※本人確認後、予約フォームを入力して本予約をしていただきます。
※SMS＝電話番号を用いたショートメッセージ

3-1-3. 患者さんによる仮予約の確認

医療機関画面の「予約」を押してください。患者さんが予約フォームの入力を完了すると、予約一覧に表示されます。

3-2-1. 予約フォームから診察予約をする（患者さん）

患者さんが予約フォームにアクセスして、受付科目の選択や、受診希望日時などの項目※を入力後、フォームを送信すると診察予約が完了します。

※予約フォーム内の入力項目は、受付科目ごとに医療機関側で設定することが可能です。
※医療機関側で複数の請求方法を設定している場合、患者さんが自身に合った請求方法を選択できます。
※予約フォームの詳細については「2-3-1. 予約フォーム」を参照してください。

3-2-2. 予約の確定

患者さんが予約フォームを送信すると、医療機関と患者さんの双方に予約確認メールが送信されます。 患者さん宛に送信される予約確認メールにはZoom・Teamsアプリのインストールリンクが添付されています。

3-2-3. 予約の確認

患者さんが予約フォームの入力を完了すると、医療機関画面の「予約」一覧に表示されます。YaDoc Quick上で予約を確認するには、医療機関画面の「予約」を押してください。

※患者さんごとの管理画面はありません。また、2021年7月現在、患者さんの氏名による予約検索も対応しておりません。
※患者さんへの予約確認メールは予約詳細画面より再送が可能です。

3-2-4. 予約の変更

予約詳細箇所から変更が可能です。
※医療機関のみが変更可能

予約変更をする場合は、予約日時の右横の「変更」を押下し変更後の日時を選択します。
変更後、患者さんには「予約日時の変更のお知らせ(Reschedule Bookings)」の件名でメールが届きます。
※通話完了チェックが入っている場合は変更できません。

3-3. 診察をおこなう

医療機関画面の「予約」から当日の予約を確認します。 診察時間になったら画面右下の「ビデオ通話」を押します。

※ビデオ通話以外の場合は、直接お電話いただくか連絡事項に記載された内容にてご対応ください。

3-4. 診察を終了する

診察終了後、予約の右下にある「通話完了」にチェックすると「請求」ボタンを押せるようになります。

3-5. ヤマト運輸の送り状発行

診察が終了し、処方せんの準備ができましたら予約詳細内にあります、薬剤配送の送り状発行を押します。
※配送連携をしている場合のみ利用可能

新規ウィンドウで連携先のページに遷移し、発行された伝票番号を確認します。

詳しくはこちらをご覧ください。

3-6. 請求方法

3-6-1. 決済方法

診察終了後、予約詳細の右下にある「通話完了」にチェックをすると「請求」ボタンを押せるようになります。
※クレジットカードでの請求時にエラーが発生した場合、一般情報にて設定されている別の請求方法へ変更することが可能です。
※患者さんへの請求メールは予約詳細画面より再送が可能です。

3-6-2． 請求金額の入力

患者さんに請求する総額を入力します。

3-6-3． 明細・添付の入力

明細（任意）

請求の詳細等必要でしたらご入力ください。
※テキスト文字

添付（任意）

画像の添付もしくはファイルを選択します。
※最大3枚まで

4. その他

4. サポート

4-1. アップデートのお知らせ

画面右上「？」の左隣に、アップデート情報のボタン表示がされます。
最新のアップデート日時が表示され、選択するとアップデートの詳細ページが表示されます。

4-2. その他

ログイン後のYaDoc Quick画面で、右上の「？」を押すとお問い合わせ先を確認できます。

ご利用マニュアル

『ご利用マニュアル』ボタンを選択すると、マニュアルの確認ができます。

YaDoc Quick サポートセンター

メールアドレスを選択すると、メールソフトが起動します。
※サポートセンター宛てにメールでのお問い合わせ時はこちらをご利用ください。

お電話の場合は下記営業時間をご確認の上、お問い合わせください。

改善リクエスト

『リクエストを送る』ボタンを選択すると、メールソフトが起動します。
ご要望がございましたら、こちらをご利用ください。

4-3. よくあるお問い合わせ

4-3-1. パスワードを忘れた場合

1. ログイン画面から「パスワードを忘れた場合」を押します。
2. 再設定するために、ご登録いただきましたメールアドレスを入力します。
3. 入力いただきましたメールアドレス宛に「【YaDoc Quick】パスワード再設定」のメールが届きます。
4. メール内のパスワードをお控えいただき「YaDoc Quickにログインする」を押します。

※ログイン後必要に応じてパスワードを変更してください。

4-3-2. 受付科目の保存ができない場合

必要項目が未入力になっている場合は、保存できません。また、既存で作成している受付科目を編集する際、編集内容に変更がない場合は保存できません。

4-3-3. 予約日時を変更したい

医療機関からのみ変更が可能です。詳しくは3-2-4.をご確認下さい。

4-3-4. 過去の予約を削除したい

過去の予約に関しては、削除する事はできません。

4-3-5. ビデオ通話が押下できない・表示されない

患者さんが、予約フォームの通話項目にて、ビデオ通話を選択せず予約した場合「ビデオ通話」ボタンは表示されません。

4-3-6. 誤った金額で請求をかけてしまった場合

一度請求をした内容の金額はYaDocQuickでは修正する事ができません。

Stripeにて決済をした場合

Stripe社側で対応となります。詳細に関しては、Stripeの問い合わせ先へご連絡をお願いします。

その他の方法で決済をした場合

次回来院時もしくはお支払いされた方法などを用いて、ご返金対応を患者さんとご相談ください。

4-4. 問い合わせ先

ご不明点等ございましたら、YaDoc Quick サポートセンターまでお問い合わせください。

■YaDoc Quick サポートセンター（平日10時00分～17時00分）

電話番号：0570-05-1114 / E-mail：お問い合わせフォーム

5. 資料

5-1.YaDoc Quick

YaDoc Quick導入ガイド

YaDoc Quickをはじめるにあたり必要な事項をまとめています。
ダウンロード[pdf / 2MB]

 

オンライン診療システム「YaDoc Quick」でできること

YaDoc Quickのご利用の流れについて、動画でご紹介しています。
Youtubeはこちら：https://www.youtube.com/watch?v=L85DXHigYH8

5-2.ビデオ通話システム（外部サービス）

5-2-1.Microsoft Teams

• Teams連携マニュアル
  YaDoc QuickでTeamsを利用する際の連携マニュアルです。
  ダウンロード[pdf / 878KB]
  ※Teamsライセンスをお持ちでない場合、サポートセンターにご連絡ください。
• Teams設定マニュアル
  Teamsをご利用になる場合に「オンライン診療の適切な実施に関する指針」に準拠するための設定についてまとめています。
  ダウンロード[pdf / 1.9MB]
• Teams設定マニュアル
  YaDoc QuickでTeamsを利用する際の操作マニュアルです。
  ダウンロード[pdf / 1.4MB]

5-2-1. Zoom

• Zoom連携マニュアル
  YaDoc QuickでZoomを利用する際の連携マニュアルです。
  ダウンロード[pdf / 806KB]
• Zoomガイドライン対応詳細マニュアル
  Zoomをご利用になる場合に「オンライン診療の適切な実施に関する指針」に準拠するための設定についてまとめています。
  ダウンロード[pdf / 7MB]
• Zoomガイドライン対応設定項目一覧
  Zoomをご利用になる場合に「オンライン診療の適切な実施に関する指針」に準拠するための設定項目一覧をまとめています。
  【基本プラン編】ダウンロード[pdf / 538KB]
  【プロプラン編】ダウンロード[pdf / 726KB]

5-3. 決済システム（外部サービス）

Stripe決済

• Stripe連携マニュアル
  YaDoc QuickでStripeを利用する際の連携マニュアルです。
  ダウンロード[pdf]
• 特定商取引法に基づく表記例
  Stripeをご利用になる場合に、HPへの掲載が必要^※な「特定商取引法に基づく表記」についてまとめています。
  ダウンロード[pdf / 665KB]
  ※ JCBカード (Discover およびダイナースクラブを含む)から掲載が求められます。

5-4. 計画書・同意書他

• オンライン診療計画書
  オンライン診療計画のひな形です。
  ダウンロード[word/ 14KB]
• オンライン診療計画書_記載例
  オンライン診療計画の記載例です。
  ダウンロード[word/ 15.9KB]
• オンライン診療同意書
  オンライン診療の同意を得るためのひな形です。
  ダウンロード[word / 13.7KB]
• 患者さん案内用資料
  医療機関が患者さんにオンライン診療について説明するための資料です。
  ダウンロード[ppt / 3MB]